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従業員が亡くなった時どうする?死亡退職について解説します。

 従業員が亡くなった時どうする?死亡退職について解説します。

はじめに

従業員が亡くなった時、どのような手続きを会社側がとる必要があるかご存じでしょうか?あまりあってほしくないことですが、もし亡くなられた際には冷静に対応していく必要があります。そこで、今回は死亡退職された場合の必要な手続きについて解説します。

必要な手続き

死亡退職された場合に主要な手続きは以下の通りになってます。

・健康保険証の回収又は回収不能届の作成
・社会保険および雇用保険の資格喪失届の作成
・特別徴収に係る給与所得者異動届出書の作成
・給与計算
・年末調整

これ以外にも、会社によっては死亡退職金、死亡弔慰金、企業保険の手続きをする必要もあります。

社会保険の手続きについて

健康保険及び厚生年金保険の資格喪失届を作成する際、喪失日は死亡日の翌日となります。喪失原因は、死亡と記入します。
また、保険証を回収し、回収が不可能であれば回収不能届も合わせて作成し、日本年金機構に提出しましょう。
※協会けんぽではない場合は、別途組合に提出しましょう。

一方雇用保険では、管轄のハローワークに雇用保険の資格喪失届を提出します。
離職年月日は、健康保険及び厚生年金保険の喪失日と異なり、死亡した当日となります。「離職以外の理由」を選び、「被保険者でなくなったことの理由」で死亡のためと記載しましょう。
離職票については、死亡退職された場合は不要です。

住民税の手続きについて

対象の従業員が亡くなった際、給与天引きができなくなる部分の住民税は相続人が代わりに支払うことになっています。
したがって、住民税の徴収方法を特別徴収から、普通徴収に切り替えなければなりません。
住民税の切り替えを忘れず行っていきましょう。

給与計算の処理について

生前に発生した給与分を支払いますので、会社の規定にそった日割計算等を実施し、給与を確定する必要があります。
しかしながら死亡された場合には、給与振込口座を含めて、死亡された方の口座名義となっている銀行口座は全て凍結されてしまいます。

したがって、確定した給与を相続人の口座に振り込むか、相続人に対して現金を手渡しする方法で支払うことになります。ただし、相続人に給与を支払う場合、相続人とは全く関係のない人に対して誤って支払わないように、身元が確認できる証明書等を事前に確認しておきましょう。

一方所得税につきましては、通常の退職と異なる計算方法をとることになります。

元来の退職では、所得税を控除する必要があります。しかし、死亡退職となると死亡後に給与の支払日が到来する場合は、所得税を控除する必要はありません。

この場合死亡された従業員の給与は給与所得ではなく、相続財産の対象になるからです。
例えば死亡日が7月9日で、締め日が末日、翌月25日払いの給与の場合だと、給与支給日が25日ですので、死亡日が25日以前か、または25日よりも後なのかで判断をする必要があります。

この場合だと、6月分の給与を7月25日に支払い、7月1日から7月9日までの給与を8月給与として支払うことになりますが、いずれも死亡日の後に支払日が到来していることになりますので、課税されるのは所得税ではなく相続税となります。

しかし、仮に本来6月25日に支払うべきであった給与を、何らかの理由により遅延し、7月9日後に支払われることになった場合であっても、本来の支払日は6月25日である以上、死亡日以前に支払う給与となるので、この場合は給与の所得税として控除をする必要があります。

したがって、給与支給日と死亡日を照らし合わせて、相続財産の対象になるか、所得税を控除するかを確認しましょう。

年末調整

死亡退職された場合の年末調整は、死亡日を含めた直近の給与支給日までの給与や賞与を対象に行うこととなっております。
先ほどの給与計算時と同じ例(死亡日7月9日、末締め、翌月25日払い)で想定すると、死亡日以前の6月25日に支払った給与までの年末調整を行います。
また給与計算時と同様で、死亡日後に受け取る給与が発生した場合は、相続財産となるので年末調整からは除外する必要があります。したがって、死亡日後に支給する給与分から控除する社会保険料は含めません。

社会保険料も、死亡日以前の控除額を元にして年末調整を行います。

一方で、従業員が亡くなった場合は相続人が準確定申告を行う場合もあります。会社側が手続き等をする必要はありませんが、相続人が被相続人である亡くなった従業員の所得金額を確認するために、源泉徴収票が必要になりますので、年末調整計算後、相続人に対して源泉徴収票を送付しましょう。

死亡退職金について

会社によっては、死亡退職によって退職金が発生する可能性があります。
この退職金については、死亡後に支払われるので前述のように所得税として課税されるのではなく、相続財産に含まれます。会社の就業規則や規程を今一度確認しましょう。

遺族厚生年金について

会社が行う手続きと異なりますが、死亡に関係するものとして、遺族厚生年金について解説します。

遺族厚生年金の支給要件として、被保険者が死亡し、亡くなられた被保険者が、保険料納付要件をみたしているとき、この方によって生計を維持されていた遺族が対象となります。保険料納付要件と対象となる遺族の順位は以下となっています。

※保険料納付要件

・死亡日の前日において、保険料納付済期間(保険料免除期間を含む)が国民年金加入期間の3分の2以上あることが必要です。ただし、死亡日が令和8年3月末日までのときは、死亡した方が65歳未満であれば、死亡日の前日において、死亡日が含まれる月の前々月までの直近1年間に保険料の未納がなければよいことになっています。

・妻(子どもがいない30歳未満の妻は5年間のみ受給が可能)
・子(18歳になった年度の3月31日までにある方、または20歳未満で障害年金の障害等級1級または2級の状態にある方。)
・夫(死亡当時に55歳以上である方に限ります。)
・父母(死亡当時に55歳以上である方に限ります。)
・孫(18歳になった年度の3月31日までにある方、または20歳未満で障害年金の障害等級1級または2級の状態にある方。)
・祖父母(死亡当時に55歳以上である方に限ります。)

遺族厚生年金については、人事があまり関わらないところではありますが、従業員情報を見た際に遺族厚生年金をもらえる可能性があることを伝える等の情報を伝えられるようにしましょう。

まとめ

死亡による退職というものは、めったにないケースですので、いざ直面すると何から手をつけるべきか混乱するかと思いますが、会社が必ず行わなければならない手続きとそうでないものを分けつつ、冷静に、残された遺族の方に少しでも寄り添えるように対応していきましょう。

筆者紹介

 社会保険労務士法人 HALZ(https://halz.co.jp/

「外部人事部」をコンセプトに幅広い人事領域をサポートする社労士法人です。企業人事の実務経験、社労士として数々の企業様への労務コンサル経験をもとに、実務家目線に立ち企業様をサポート。給与計算や手続きを通じ把握した労務課題への改善提案、さらに採用支援や人事制度の導入提案も手掛け、企業人事の皆様を幅広く支援します。

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