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 新型コロナウィルス感染拡大予防のため埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、大阪府、兵庫県、及び福岡県の７都府県地域に緊急事態宣言が発令されたのが４月７日のことでした。

発令を受け外出自粛が加速し、在宅勤務可能な業種、職種の方々は一気に在宅で勤務するようになりました。在宅勤務が難しいと思われていた業種も企業努力・工夫によって在宅勤務を可能としているケースも見られます。

在宅勤務が始まった頃は、通信手段や執務環境整備に注力していた方も多かったのではないでしょうか。初めて使用するオンラインコミュニケーションアプリの操作に手間取ったり、会社と自宅の設備の違いに戸惑うこともあったでしょう。

突然の在宅勤務命令により家族と離れて仕事に集中できるスペースを用意できない場合もありますし、夫婦で在宅勤務をしているケースや休校中の子供の世話をするため何度も仕事を中断せざるを得ないケースなど、「会社で仕事をしている」ときにはあり得ないことが「家で仕事をしている」ときには起こります。

またこれまで仕事上のトラブルや問題があればすぐ相談できた上司、同僚がそばにいないことも「会社で仕事をしている」ときと大きな違いかもしれません。特に勤続年数の浅い従業員にとっては、上司・先輩の指導に頼ることも多いので、ひょっとしたら在宅勤務で心細さを感じているかもしれません。新型コロナウィルスの感染拡大が終息するまでしばらく在宅勤務が続くとなれば、仕事の不安がどんどん大きくなっていく人もいるでしょうし、家庭の執務環境のストレスが増えていく人もいるでしょう。

従業員たちが「在宅勤務疲れ」をそろそろ感じ始める頃かも知れません。そこで会社が今すぐできる「在宅勤務者へのケア」をご紹介します。

会社が今すぐできる「在宅勤務者へのケア」方法

1.家庭の執務スペースの状態の確認

家庭の執務スペースがどのような状態なのか「執務環境等自己申告書」で確認しましょう。

執務環境等自己申告書は、労働安全衛生法「事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針」に基づき確認項目を作成すると良いでしょう。確認例を挙げますのでご参考ください。

1. デスク・椅子に調整機能があり正しい姿勢で仕事ができるか
2. 照明及び採光について明暗の対照が著しくなく、かつまぶしさを生じていないか
3. ディスプレイ面にグレアが生じていないか
4. 騒音は執務環境に影響がないか
5. 執務スペースは作業に適した広さがあるか
6. 換気は十分でき、かつ室温を調整できるか

2.上司、同僚とのコミュニケーション不足を解消

上司、同僚とのコミュニケーション不足を解消しましょう。

今は便利なオンラインツールがたくさんあります。ビデオモードで通信すればモニター越しでも十分コミュニケーションを取れますので、始業から終業まで接続させておけば相談したいときにすぐ「話しかける」ことができます。

今まで会社で顔を合わせていた同僚とモニター越しでも「会える」とホッとするものです。早々と在宅勤務を導入しても、「誰とも話せずストレスが溜まる」と従業員たちから不満が起き、緊急事態宣言発令前に在宅勤務を解除してしまった、という事例もあります。

今は一人一人が自宅にいることで自分の命も他人の命も救えます。コミュニケーション不足解消のために、「リモート雑談時間」をあえて設定するのも良いでしょう。会社にいればちょっとした雑談で同僚たちの事情や変化を知り自然と助け合うことができていたことも、同僚が「見えない」ことでお互いの事情が分からず助け合えない状態になるかもしれません。

「見えない」「会えない」からこそ積極的にコミュニケーションを取れる環境を作りましょう。また、「在宅勤務で何か困っていることはありませんか？」という総合的な質問も良いのですが、「休憩時間はきちんととれていますか？」や「時々換気していますか？」など、仕事に集中すると従業員が忘れてしまいがちなことも声がけすると良いでしょう。

3.「出社できる日」のルールを設定

「出社できる日」のルールを設定しましょう。

全国に外出自粛宣言が発令され、不要不急の外出は控えなければならなくなりました。在宅勤務にストレスを感じている従業員が「ずっと家で仕事をしなければならない」と思うと、さらにストレスが増大されていきます。

「原則は在宅勤務だけれど、こういうときは例外的に出社が可能です。ただし、必ず会社の許可をうけてください」というように「出社することができる」ルールを明確にしてください。「家では家族がいて仕事が捗らないから」や「会社の方が設備が整っているから」といった理由は認められないことも再度周知してください。

4.適度に運動できる動画やツールを案内しましょう。

今は極力外出を控えなければなりません。生活用品を買い出しに行くのも制限されていますので、通販を利用しほとんど外には出ない人が多いと思います。運動不足が大きな問題になります。

家で運動できる動画が厚生労働省や東京都などの行政からたくさん配信されています。とくに東京都では「おうちでできる簡単な運動動画」が配信されており、５分程度で視聴することができます。

朝礼時にラジオ体操を取り入れている会社も多いですが、午後一斉運動を取り入れてみてはいかがでしょうか？オンラインで繋がり、全員同じ時間に体操をする、という経験も在宅勤務ならではではないでしょうか。

ほかに家で運動不足を解消できる健康器具などを紹介したり、あるいは福利厚生として会社で一部補助をするのも良いでしょう。バランスボールやストレッチポールは安価ですが、手軽に始めることができます。

5.「従業員面談」の機会を増やしましょう。

従業員面談は年に何回ありますか？１回ですか？２回ですか？

今は非常事態です。従業員は慣れない環境で必死に仕事をしています。従業員面談の回数をいつもより増やし、従業員がどのような気持ちで仕事をしているのかを丁寧に聞いてください。

先が見えない不安の中、上司と面談し話をじっくり聞いてもらえば安心するはずです。

例年の今頃は新入社員を迎えOJTや研修準備に忙しい人事担当者ですが、さらに今年は従新型コロナウィルスに感染した場合のマニュアル作成、雇用調整助成金の申請準備、在宅勤務者の勤怠管理などこれまで以上にハードな日々を送っていると思います。ここが頑張り時ですね。

物理的には「テレワーク（離れて仕事する）」ですが、「距離に関係なくそばで働く」という意識が高まり、ますます働きやすくなるのではないかと期待しています。

 働き方改革が推進されていますが、２０１９年４月に残業規制にかかる大きな法改正がありました。

どのような規制かといいますと、ポイントは５つです。

（１）時間外労働（休日労働は含まず）の上限は、原則として月４５時間・年３６０時間となり、臨時的な特別の事情がなければ、これを超えることができなくなります。
（２）臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、
・時間外労働・・・年７２０時間以内
・時間外労働＋休日労働・・・月１００時間未満、２～６か月平均８０時間以内
とする必要があります。
（３）原則の月４５時間を超えることができるのは、年６か月までです。
（４）法違反の有無は「所定労働時間」ではなく、「法定外労働時間」の超過時間で判断されます。
（５）大企業への施行は２０１９年４月ですが、中小企業への適用は１年猶予され２０２０年４月となります。

したがって、この４月以降に時間外労働・休日労働に関する協定届（通常「３６協定」といいます）を提出する場合は、新しい様式を使って労働基準監督署に届出をしなければなりません。

そもそも３６協定届は従業員が法定労働時間を超えて働かざるを得ない場合、「１日、１週間、１カ月、１年の期間の中で、どれくらい法定外労働時間をすることができるのか、休日出勤をすることができるのか」を労使で話し合い締結した協定内容を労働基準監督署に届け出なければならない書類です。

会社が一方的に決めることはできませんし、労働者代表を会社が指名することもできません。労働者同士の中から代表を決めてもらいます。会社が関与しなければどのような決め方でも良いのですが、管理監督者は労働者代表にはなれませんので注意してください。労働基準監督署に提出する義務はありませんが、どのような方法で労働者代表を選任したか客観的にわかるよう労働者代表選任書を作成しておくと良いでしょう。

それでは具体的にどのように労使協定を締結するのか確認していきましょう。

労使協定の締結について

１．協定期間の起算日を定めましょう。

１か月や１年の労働時間の上限について算定するために協定期間の起算日を定める必要があります。

２．「残業時間」と「休日出勤」を見込んで決めましょう。

この場合の残業時間とは「１日８時間を超えた労働時間」および「１週４０時間を超えた労働時間」をいいます。

休日とは毎週少なくとも１回の暦日をいい、この休日に勤務させることを休日出勤といいます。１日あたりの残業時間は１５時間までとされていますので、その範囲内で残業時間を見込みます。

ただし、１週間の残業時間の上限は１５時間ですので、毎日１５時間ずつ残業をさせても良いということではありません。

これと同様に期間を区切っての残業時間には上限があります。１か月の残業時間の上限は４５時間、１年の残業時間の上限は３６０時間です。これは昨年の法改正による罰則つきの上限規制ですので、注意してください。例えば、３６協定で１か月４０時間までの残業時間としたのに、４０時間を超えてしまった場合は法定の４５時間を下回っていても違反となります。

３．残業や休日出勤する業務の種類や理由を決めましょう。

従業員は入社時等に「所定労働時間」や「休日」を定めた雇用契約を会社と結びます。

所定労働時間を超えて働いたり所定休日に働いたりすることは原則できません。それを可能にするのが３６協定です。どんな理由でどんな仕事をしている従業員が残業・休日出勤対象となるのかを決めます。

４．上限規制の適用が猶予・除外となる事業や業務があります。

建設業、自動車運転の業務、医師は２０２４年３月３１日まで上限規制の適用が猶予されます。

猶予されるからといって青天井で残業させることができるわけではありません。従業員の健康に配慮した労務管理をしてください。

５．１カ月未満の期間で労働する労働者は目安時間があります。

１週間１５時間、２週間２７時間、４週間４３時間です。この時間を超えないように努めてください。

６．臨時的な特別の事情があれば限度時間（月４５時間・年３６０時間）を超えて労働させることが可能です。

緊急性が高い業務や通常予見できない業務量の大幅な増加などで限度時間を超えて労働させる場合は、できる限り具体的に定めなければなりません。「業務の都合上必要な場合」や「業務上やむを得ない場合」など恒常的に長時間労働を招くおそれがあるものは認められません。

この限度時間を超えた場合、１か月の時間外労働と休日労働の合計時間は１００時間未満としなければなりません。また、１年の時間外労働時間は７２０時間以内となります。

限度時間を超えることができる回数は従前どおり年６回以内です。これは事業所ごとの回数制限ではなく、従業員単位で管理することになります。「年」の考え方ですが、ある特定の起算日からの１年ではなく、限度時間を超えた月の初日から１年を数えていきます。

例えば３６協定の起算日を令和２年４月としている会社があったとします。ある従業員は令和２年１０月から毎月限度時間を超えた場合、令和３年３月までに６回限度時間を超えることができますが、３６協定の起算月の４月でリセットされるわけではなく、令和２年１０月から１年のうち６回限度時間を超えることができます。

また限度時間の上限が１か月１００時間未満とはいえ、２か月から６か月の平均が８０時間以内となるようにしなければなりません。

さらに限度時間を超えて労働させる場合は、従業員の健康・福祉確保措置を取らなければなりません。推奨される措置は以下のとおりです。

1. 医師による面接指導
2. 深夜業（２２時～５時）の回数制限
3. 終業から始業までの休息時間の確保（勤務間インターバル）
4. 代償休日・特別な休暇の付与
5. 健康診断
6. 連続休暇の取得
7. 心とからだの相談窓口の設置
8. 配置転換
9. 産業医等による助言・指導

また実務面では当然３６協定届の内容で労務管理を行うことになります。労働時間を適正に把握するため、客観的な記録がとれるタイムカード等を使って従業員の労働時間を管理していきます。

出勤した日に押印するだけの出勤簿は認められません。残業時間は原則１分単位です。日々の残業時間を３０分単位で切捨ててはいけません。ただし、タイムカードの打刻を忘れていたり、終業後同僚と雑談をした後に打刻をした、など本来の「労働時間」とは違った記録をされる場合も想定し、従業員の方にも「労働時間は自分でも管理する」ことを意識づけましょう。

本来、残業や休日労働は雇用契約以外の労働時間ですので、会社の命令がなければできません。従業員が自分の判断で残業や休日労働をしていないかも併せて確認しましょう。

仕事に集中する時間とプライベートを楽しむ時間、どちらも大切にしていくことこそ働き方改革といえるのでしょうね。

 株式会社日本シャルフ（本社所在地：東京都新宿区、代表取締役：高田 弘明）は、従業員100名以下の中小企業経営者を対象に、「新型コロナウイルスへの対策」に関する調査を実施しました。

新型コロナウイルスの影響により、大手企業を中心に、 時差出勤を導入したりクラウドサービスやシステムを利用したりしながら、在宅勤務やテレワークなどの対策を講じています。

しかしながら、新型コロナウイルスの脅威は終息するどころかさらに拡大しており、中小や零細企業の中には、倒産や事業停止に陥るといったケースも出始めています。

そこで今回、株式会社日本シャルフ(https://www.shalf.jp/)は、従業員100名以下の中小企業経営者を対象に、 「新型コロナウイルスへの対策」に関する調査を実施しました。

中小企業はこの状況に対して、どのような対策を講じているのでしょうか。
それでは実態を見ていきましょう。

 

【この記事で分かる事】

・コロナ対策をしている企業の割合とその内容とは…？

・対策を講じる上での課題とは…？

・対策のために就業規則の変更は必要？

・社労士に相談する経営者は多い？メリットも明らかに！？

・「雇用調整助成金」制度を活用しましょう！

・ピンチをチャンスに変えるには…？

・人事労務管理システム『Biz-Zero』を導入しませんか？​

 

  　さまざまな業種の経営者からご回答いただきました

 

 

まずは経営する企業の業種から伺っていきたいと思います。
「あなたの会社の業種は何ですか？」と質問したところ、
『製造（18.7％）』『卸売・小売（15.1％）』『建築・土木・建設（11.2％）』『IT・コンピュータ（8.1％）』『不動産（7.9％）』『医療・介護・福祉（6.1％）』『専門職（5.6％）』『運輸・物流（5.1％）』『宿泊・飲食サービス（3.3％）』『教育・学習支援（3.0％）』『金融・保険（2.8％）』『レジャー・エンタメ（2.5％）』『電気・ガス・水道（2.2％）』『マスコミ・出版（1.7％）』という結果になりました。

 

 

 　コロナ対策をしている企業の割合とその内容とは…？

 

 

それでは本題に入っていきましょう。
「現在、会社ではコロナ対策を行っていますか？」と質問したところ、7割以上の方が『している（75.4％）』と回答しました。

次に、「具体的にどのようなコロナ対策を行っていますか？」と質問したところ、
『マスクや消毒用アルコールなどの設置（49.4％）』という回答が最も多く、次いで『時差出勤（15.6％）』『在宅・テレワーク（15.2％）』『外出や対面の会議を避ける（9.6％）』『来訪者管理の徹底（7.5％）』『休業（1.6％）』と続きました。

感染リスクを抑えるために、さまざまな対策を講じていることが伺えます。

 

 

　対策を講じる上での課題とは…？

 

今回の新型コロナウイルスは、過去のSARSコロナウイルスやMERSコロナウイルスとは異なり、世界保健機関（WHO）がパンデミック宣言を行うほどに感染が拡大しています。
このような事態は過去にないレベルなので、対策を講じる上で課題に直面したという方も多いのではないでしょうか？
そこで、「コロナ対策を行うにあたって、どのような点が課題でしたか？」と質問したところ、
『マスクや消毒用アルコールの不足（59.0％）』という回答が最も多く、次いで『業務計画の見直し（18.2％）』『テレワーク用のシステム導入（13.8％）』『労務管理（7.8％）』と続きました。

マスクや消毒用アルコールは、依然として品薄状態が続いているので、やはり確保は難しいようです。

また、急遽導入せざるを得なくなったテレワークシステム、そしてそれに伴う労務管理などの対応に追われている企業も少なくないようです。

■テレワーク用のシステム導入で課題が生じた理由
・個人用ノートPCの確保やテレワークの方法確定（40代／男性／千葉県）
・在宅勤務でのセキュリティ問題（50代／男性／東京都）
・テレワークを導入したのが初めてだったので分からないことばかり（60代／男性／大阪府）
・意思疎通が難しくなった（60代／女性／神奈川県）

■労務管理で課題が生じた理由
・在宅勤務を初めて活用したので少し混乱を招いた（30代／女性／東京都）
・作業が順調に進まない（40代／女性／埼玉県）
・出勤管理をどのように行えばいいか（50代／男性／愛知県）
・人数が多く管理が難しい（50代／男性／東京都） 

 

さまざまな課題に直面する中で、どのようにしてそれらの課題を解決していったのでしょうか？
「どうやって解決しましたか？」と質問したところ、なんと最も多かったのが『解決できていない（36.6％）』という回答でした。

以降、『テレワーク用のシステム導入（29.3％）』『追加融資（9.8％）』『労務管理システムの導入（9.8％）』『社労士への相談（8.5％）』と続きました。

今回の新型コロナウイルスの感染拡大を機に、想定外の事態に備えてテレワーク用のシステムを導入した企業、労務管理システムを導入した企業、プロの専門家である社労士に相談した企業も少なくないようです。

 

 

 　対策のために就業規則の変更は必要？

 

 

今回の新型コロナウイルスへの対策として在宅勤務やテレワークを導入した企業とその課題が見えてきましたが、柔軟な対応ができるように、就業規則の変更や追加を行った企業の割合はどのくらいなのでしょうか？
そこで、「コロナ対策を行うにあたり、就業規則の変更や追加などは行いましたか？」と質問したところ、3割以上の方が『はい（35.4％）』と回答しました。

『いいえ（54.9％）』という回答が上回る結果とはなりましたが、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、就業規則から見直す企業も少なくないことが分かりました。

 

 

 　社労士に相談する経営者は多い？メリットも明らかに！？

 

 

就業規則の変更や追加などを行う場合、それが法に則ったものであるかなどの確認が必要になります。
人事担当者が労働法関連の知識に長けていれば問題ないのですが、法律も不定期に改定されているので、社労士などの専門家に依頼するという選択肢もあります。
そこで、「就業規則の変更や追加について、社労士に相談しましたか？」と質問したところ、4割の方が『はい（41.5％）』と回答しました。

では、社労士に相談することのメリットはどこにあるのでしょうか？
「社労士に相談して良かったことは何ですか？」と質問したところ、
『迅速な対応ができた（48.5％）』という回答が最も多く、次いで『プロだからこそ把握している情報を得ることができた（42.7％）』『手続きまで一任できた（8.8％）』と続きました。

今回の新型コロナウイルスのような想定外の事態への対応には速さと確実さが求められます。
プロである社労士に相談することで、その両方が叶えられると言えそうです。

 

 

 　「雇用調整助成金」制度を活用しましょう！

 

みなさんは「雇用調整助成金」という制度をご存知ですか？

「雇用調整助成金」とは、景気の変動、産業構造の変化その他の経済上の理由により、事業活動の縮小を余儀なくされた事業主が、雇用の維持を図るための休業手当に要した費用を助成する制度です。
「雇用調整助成金」の申請を行えば、従業員の休業手当に要した費用を国が助成してくれます。

企業の経営者はこの助成金制度を把握しているのでしょうか？
「雇用調整助成金が出ることを知っていますか？」と質問したところ、7割近くの方が『はい（67.3％）』と回答しました。

本来ならば全ての事業主がその存在を知っているべきの助成金制度ですが、残念ながらそうではないという実態が見えてきました。

 

 

 　ピンチをチャンスに変えるには…？

 

助成内容と受給できる金額は申請した企業の状況などによって異なりますが、今回の新型コロナウイルス感染症にかかる雇用調整助成金については特例措置が実施されています。

各社それぞれ新型コロナウイルス対策や対応に追われていると思いますが、この状況をピンチで終わらせることなく、業務のあり方や労務管理について見直す良いチャンスと言えるかもしれません。

今後またいつ訪れるか分からない不測の事態に備えて、国や自治体からの支援を最大限活用し、この機会にテレワーク用のシステムや労務管理システムなどの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

また、労務環境などについてはプロである社労士の力を借りることも、迅速な問題解決のためのカギとなるでしょう。

  

 　人事労務管理システム『Biz-Zero』を導入しませんか？​

「システムを導入したいがどれが良いのかわからない…」

「人事労務管理システムは操作が複雑…」

「テレワークを続けたいが労務管理が面倒だった…」

そんな悩みを抱えるテレワーク導入中の企業様へおススメなのが、株式会社日本シャルフ（https://www.shalf.jp）の

中小企業向け人事労務管理システム『Biz-Zero』（https://www.shalf.jp/general_system/biz-zero/）です。

Biz-Zeroを導入する主なメリットは以下の4つです。

・手間と時間のかかる人事・労務管理業務を効率化＆時短化できる
・直観的でわかりやすい操作画面で簡単に手続きができる
・社労士に無料で相談できる機能が搭載されている
・いろいろなオプション機能も電子申請も安心して利用できる

また、『Biz-Zero』は以下の申請や登録などが簡単に行えます。

・マイナンバー付き電子申請
・社員からの情報取得及び情報交換
・社員情報のインポートやエクスポート
・社労士への無料相談
・社内申請のペーパーレス化

・担当者の登録と権限設定

『Biz-Zero』は、面倒で複雑なイメージの電子申請が簡単に行えます。
行政にわざわざ出向く必要がないのが嬉しいポイントですよね。

また、Biz-Zeroはバックアップや法改正もシステムで自動的に管理します。
専門知識がいらず、システム通りに入力するだけで難しい手続きが完了するのです。

Biz-Zeroはどんな規模や形態の企業にも対応できるという魅力があります。
ぜひ、この機会にBiz-Zeroを導入して、煩雑な労務管理を効率化しませんか？

withコロナ時代で働き方が変わる今、Biz-Zeroで管理体制を見直してみるのはいかがでしょうか。


■株式会社日本シャルフ：https://www.shalf.jp
■創業：1986年8月
■取締役：代表取締役 高田 弘明　取締役 窪田 美弥
■本社所在地：〒169-0073 東京都新宿区百人町1-22-3　新宿ナショナルコート203
■事業内容：

1.経営事務様式（経営・人事労務管理に必要な書類様式）の企画、製造及び販売
2.経営コンサルタント業務
3.コンピューターのソフトウエアの開発及び販売
4.その他、上記に付帯する一切の事業

■Biz-Zero：https://www.shalf.jp/general_system/biz-zero/


調査概要 : 「新型コロナウイルスへの対策」に関する調査
【調査期間】2020年3月27日（金）～ 2020年3月30日（月）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,023人
【調査対象】従業員100名以下の中小企業経営者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

 年が明け、いよいよ東京オリンピックが始まるぞ！という矢先に起きた新型コロナウィルスの感染拡大。あっという間に世界規模で広がりいつ収束するのか分からない状態の中、新入社員を迎える時期となりました。