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オフィスが変わって手間が省ける!?ペーパーレスを進めることのメリットとは

オフィスが変わって手間が省ける!?ペーパーレスを進めることのメリットとは

 昨今の新型コロナウイルスの影響で、テレワークを開始したという企業が増えてきました。

一方で、いまだに“紙の資料”が使われている企業も多く、ペーパーレス化が進んでいないことが原因でテレワークをスムーズに開始できずにいる企業も多いようです。

 

膨大な紙の資料は気軽に持ち運ぶことができず、重要資料が紙である場合にはわざわざ会社に足を運ばなければ上長に判子をもらうこともできません。

このように、実際にテレワークを開始してみると、紙の資料が多いことが原因で作業が滞ってしまうケースもあるようです。

テレワークが注目されている今だからこそ、ペーパーレス化を実現し、生産性の向上を目指していくべきなのかもしれません。

 

そこで今回は、多くの企業が注目している「ペーパーレス化」について、実施することによるメリットと具体策をご紹介します。ペーパーレス化を進めるとどのような利点があるのでしょうか。一緒に見ていきましょう。

 

ペーパーレス化とは?今だからこそ考えるべきデジタル化

そもそもペーパーレス化とは、紙を少なくすることです。

企業でのペーパーレス化とは、作成する書類や資料を紙ベースで保存するのではなく、デジタル化することによってデータとして保存することを意味します。

 

以前は重要な書類ほど、文書を紙に印刷して保存をしていた会社も多くありましたが、最近では契約書や領収書、発注書類など、さまざまな書類のデジタル化が進んでいます。

 

ペーパーレス化の3つのメリット

もちろん、紙ベースで書類を保存することにも良い点があります。しかし、ペーパーレス化にはそれを上回るメリットが沢山あるのです。

 

①業務の効率化

資料をデータ化することで、保存されている文書にデジタル端末からアクセスすることができます。

日時やカテゴリを分けて保存することができ、必要な資料だけを抽出するのも容易になり、関連資料の検索などもしやすくなります。

 

②資料の共有により、在宅などリモートでの会議・作業が容易になる

紙の資料を用意する場合、会議に参加する人数分の書類を印刷し、ホッチキスで止めたり配布したりする手間が発生していました。

 

しかし、ペーパーレス化によって資料をデータ化すれば、画面やファイルを共有するだけで簡単に参加者が閲覧することができ、さらに内容の差し替えも簡単に行えます。また、どこからでもアクセスできるようになるので、リモート会議など場所を選ばない働き方をしやすくするという大きなメリットもあります。

 

③コスト削減ができる

ペーパーレス化によって用紙の無駄遣いを減らすことができるのはもちろんですが、そのほかにもさまざまなコストの削減に繋がります。

 

例えば、印刷に使うインク代、用紙を保管するためのファイルや棚、書類保管の専用倉庫などのレンタル代、書類を郵送するための費用などの削減に繋がります。

 

また、保管している重要書類が紙の場合、閲覧履歴も残らないため、カメラなどを設置し紛失や盗難に備えて監視するためのセキュリティ費用が掛かります。

しかし、データ化しておけば閲覧制限やパスワードを設けるだけで、無料で簡単にセキュリティ対策を行うこともできます。

 

ペーパーレス化に向けた4つの手順

ペーパーレス化を実施する場合には、紙の代替となる機器やシステムを導入するなど、事前の準備が必要になります。

 

①現状のコストを把握して導入するか判断する

移行作業にかかる人件費や閲覧する端末の準備など、ペーパーレス化によってかかるコストもあります。

そのため、まずは導入してメリットを得られるか判断するために、現状の紙を利用した運用方法でどれだけのコストがかかっているのか把握しておきましょう。

 

その際、紙の使用量によるコストだけでなく、資料の準備などにかかる人件費も算出するとより正確になります。

実際にかかっているコストが分かれば、ペーパーレス化によってどれだけコストが削減できるか分かるので、導入するべきか正確に判断することができます。

 

②ペーパーレス化を行う順番を決める

ペーパーレス化を行うことが決定したら、次は取り掛かる順番を決めましょう。

取り掛かるべき項目は大きく下記の2つに分けられます。

 

  1. 重要性や緊急性が高い書類
  2. 利用頻度が低い書類

 

取り組むべき順番は各企業によって異なるので、状況を判断して最適だと思う方法から進めていきましょう。

 

③ペーパーレス化すべき項目を分類して進捗を管理・共有する

大まかな取り組むべき順番が決まったら、「会議資料」「顧客名簿」などのように項目を分類して進捗管理し、他の社員が確認できるようにしましょう。

項目ごとに進捗管理を行い他の社員にも共有することで、漏れを防ぐだけでなく移行によるトラブルを事前に回避することができます。

 

例えば、進捗状況やスケジュールを共有せずに進めてしまうと、利用しようとした書類の所在が分からなくなってしまい、業務に遅れが出てしまう可能性があります。

そのため、ペーパーレス化を行う時は、項目で分類して進捗管理を行い、他の社員にスケジュールを共有しながら移行するようにしましょう。

 

④専用のシステムを導入する

ペーパーレス化を実現し、成功するためには、完成されているシステムを導入することも大切です。

なぜなら、自社のペーパーレス化に必要な機能が備わっていれば、工数を大幅に削減できるからです。

 

自社がペーパーレスを実現するために必要な機能が備わっているか、必要な要件を満たすシステムかどうかを見極めた上で、数あるシステムの中から最適なものを選択しましょう。

 

【まとめ】

いかがでしたか?

 

昨年、働き方改革関連法案が施行されたことで、さまざまな企業が生産性を向上させるための取り組みとして注目したペーパーレス化。

特に、最先端のデジタル機器が身近にあるにも関わらず、膨大な紙の書類に囲まれて仕事をしているというビジネスパーソンからは、ペーパーレス化を熱望する声が挙がっているようです。

 

ペーパーレス化についてまだ何も進んでいない場合は、まずはどれだけのコストが削減できるのか算出してみてください。コストの削減だけで考えても、ペーパーレス化によるメリットの方が大きいことに気付くケースが多いはずです。

また、コストの削減だけでなく、業務の効率化や資源の削減などの効果も見込めるので、ペーパーレス化によって得られるメリットはさらに大きくなるはずです。

 

ペーパーレス化に成功するためには、しっかりと社員全員が周知し、協力して準備をすることが大切です。そのためにも、ぜひ今回の記事を参考にしてください。

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