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【労務管理システムの導入で早くも差が!?】DXを推進する中小企業経営者に調査!システム導入のメリットとリスクとは?

【労務管理システムの導入で早くも差が!?】DXを推進する中小企業経営者に調査!システム導入のメリットとリスクとは?

8割以上の経営者が、日本の労務管理におけるシステム導入は“必要”と回答

株式会社日本シャルフ(本社所在地:東京都新宿区、代表取締役:高田 弘明)は、DXを進めている中小企業(従業員数300名以下)の経営者を対象に、「労務管理におけるシステム導入実態」に関する調査を実施しました。

2020年、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、多くの企業がテレワークを導入しました。
しかし、書類の電子化やクラウドサービスの利用が上手く進まなかった企業も少なくないでしょう。

新型コロナウイルスの感染拡大はいまだ収束の兆しが見えませんし、他の感染症や自然災害などへの備えも欠かせないですよね。
そのためには、企業のシステム導入の推進も必須と言えるでしょう。

では、実際のところコロナ禍により、中小企業の労務管理におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)はどのくらい進んでいるのでしょうか?
そこで今回、中小企業向け人事労務管理システム『HR-Zero』(https://www.shalf.jp/general_system/hr-zero/)を提供する株式会社日本シャルフ(https://www.shalf.jp/)は、DXを進めている中小企業(従業員数300名以下)の経営者を対象に、「労務管理におけるシステム導入実態」に関する調査を実施しました。

【コロナ禍の変化】6割以上の経営者が“労務管理におけるシステム導入”が進んだと回答!

はじめに、「コロナ禍となり、労務管理におけるシステム導入はどのように変化しましたか?」と質問したところ、6割以上の方が『完了した(14.5%)』『予定以上に進んだ(28.7%)』『予定通りに進んだ(23.2%)』と回答しました。
コロナ禍になったことで、労務管理のシステム導入に追い風が吹いたのかもしれません。

また、2割の方が予定通りに進んだと回答しており、順調に進んでいる様子から新型コロナウイルスの流行以前からシステム導入を意識していたことが伺えます。

次に、このように当初の導入予定との差が出ている理由について詳しく伺ってみました。

システム導入が、完了した/予定以上に進んだ/予定通りに進んだ理由とは?

「事前のプラン通りに事が運んだから」(20代/金融/京都府)

「効率的な業務システムを素早く構築したかったから」(20代/情報・通信サービス/東京都)

「補助金の利用」(30代/物流・運送/京都府)

「システム導入をせざるを得ない環境となったから」(30代/建設・不動産/埼玉県)

「計画的なカリキュラムを組み、早めに取り組んだ」(40代/製造/愛知県)

「在宅勤務を可能にする必要性に迫られ、計画を前倒しして進めたから」(50代/情報・通信サービス/福岡県)

システム導入が、あまり進んでいない/全く進んでいない理由とは?

「資金不足」(20代/製造/山口県)

「各社を順番にトライアルで試しているが一長一短があり決めかねる。片手間でやっているため進まない」(40代/情報・通信サービス/神奈川県)

「人員確保が進んでいない為」(40代/建設・不動産/富山県)

「コロナ禍という事もあり、加速しなければならないという意識は増したが、それに反比例して、作業自体が進まなくなった」(40代/物流・運送/東京都)

「システム投資に費用がかけられないから」(50代/金融/東京都)

などの回答が寄せられました。
システム導入が進んでいた企業の特徴として、コロナ禍以前から導入を計画しており、計画通りに進めていることが挙げられます。

反対に、コロナ禍で業績の悪化や人員の確保、資金繰りといった面が不安定になってしまったことによりシステム導入が滞ってしまった企業もあるようです。

【システム導入を支える助成金も!】労務管理を代表するシステムが明らかに!

では、実際にどのようなシステムを導入しているのか調査してみました。

「労務管理のために導入しているシステムを教えてください(複数回答可)」と質問したところ、『給与計算ソフト(46.3%)』と回答した方が最も多く、次いで『人事労務管理システム(42.6%)』『文書の電子化(37.4%)』『クラウドサービス(34.7%)』『商談のオンライン化(15.8%)』『ハンコ文化の撤廃(12.0%)』と続きました。

4話以上の方が給与計算と人事の労務管理をシステム化していると回答しました。
従業員に関する様々な手続きをシステム化することによって、効率化を図ることができるでしょう。

また人事労務の中には、従業員の情報管理や勤怠管理といった社内業務の他に、社会保険手続きなど、行政に関係する書類作成もあります。
テレワークの導入により、従業員の管理をオンライン化することが最優先になっていたのかもしれません。

さらに、システム導入の進捗に関する先ほどの調査で「資金繰りが厳しかった」という声も挙がっていましたが、経営者は補助金の有無についてご存知なのでしょうか。

そこで、「システム導入にあたり、IT導入補助金を利用しましたか?」と質問したところ、6割以上の方が『はい(66.9%)』と回答しました。

補助対象など基準が定められていますが、利用していない方も意外と多い印象を受けます。IT導入補助金を上手く利用することで、労務管理のシステム導入も一歩前進できるかもしれません。

【コロナ禍以前から!?】システム導入の目的やメリットが明らかに!

ここまで、システム導入の進捗状況やシステムの詳細について調査してきましたが、システムの導入はいつ頃から検討されていたのでしょう。

そこで、「労務管理におけるシステムの導入はコロナ禍以前から検討していましたか?」と質問したところ、8割以上の方が『はい(82.7%)』と回答しました。

8割以上の経営者が、コロナ禍に関係なく、IT化やDXを進める動きを意識していたことが明らかになりました。
では、具体的にどのようなことを目的にシステム導入を検討していたのでしょうか。

先ほどの質問で、コロナ禍以前からシステム導入を検討していたと回答した方に「どのような目的で労務管理におけるシステム導入を進めていたのか教えてください」と質問したところ、『多様な働き方を実現するため(25.6%)』と回答した方が最も多く、次いで『市場変化に合わせた柔軟な対応をするため(25.5%)』『業務生産性を向上させるため(15.8%)』『新規事業やサービスの開発をするため(15.6%)』『顧客満⾜度を向上させるため(12.0%)』『正確な情報伝達を行うため(3.6%)』『BCP(事業継続計画)を充実させるため(1.7%)』と続きました。

コロナ禍以前から様々な目的のために動いていた様子が分かりました。

新型コロナウイルスといった予想外の出来事によって、これらの進捗に差が出てしまっている企業もあるようですが、導入を進めている企業は労務管理におけるシステム導入によってどのようなメリットがあったのでしょうか?

そこで、「労務管理におけるシステム導入を進めて良かったことやメリットを教えてください(複数回答可)」と質問したところ、『市場変化に合わせた柔軟な対応ができる(32.9%)』と回答した方が最も多く、次いで『多様な働き方を実現できる(31.4%)』『新規事業やサービスの開発ができる(30.7%)』『業務生産性が向上する(26.6%)』『顧客満⾜度が向上する(25.0%)』『BCP(事業継続計画)が充実する(12.7%)』『正確な情報伝達に繋がる(9.8%)』と続きました。

実際に、市場変化に合わせた柔軟な対応がしやすくなっていることが分かりました。

また、先ほどの質問では『BCPを充実させる』という目的は低かったものの、『BCP(事業継続計画)が充実する』という回答が増加しており、実際にシステムを導入したことによって現在重視されているBCP対策もカバーできることもメリットと言えそうです。

これらのメリットが明らかになった一方で、システム導入を進めないことにはどのようなデメリットがあるのでしょう。

そこで、「労務管理におけるシステム導入を進めない場合のリスクは何だと思いますか?」と質問したところ、『既存システムの運用・保守コストが高額になること(29.1%)』と回答した方が最も多く、次いで『データの喪失やブラックボックス化すること(24.5%)』『市場の変化に対応できなくなること(18.5%)』『新時代のデジタル技術に対応できる人材が不足すること(17.7%)』『サイバーセキュリティや事故・災害によるシステムトラブルや流出のリスクが増大すること(9.5%)』と続きました。

既存のシステムを使用し続けることで、そのシステムの維持費が高額になることを懸念しているようです。さらに、既存システムに固執してしまうことで、常に進化しているデジタル技術やシステム更新に、対応できる人材も減っていくことも考えられます。

IT化が進む社会に適応していくためにも、システムの導入には必要となってくるでしょう。

【これからの日本】8割が労務管理におけるシステム導入が必要と回答!

さらに詳しく、システム導入した後の変化について伺ってみました。

■システム導入後に感じた会社や従業員の変化について教えてください

「属人的だった技術が共有化しやすくなった」(30代/建設・不動産/埼玉県)

「情報の共有が迅速にできるようになった」(40代/情報・通信サービス/東京都)

「業務の効率化を意識するようになった」(40代/金融/岡山県)

「在宅勤務がふえ、ワークライフバランスが改善された結果、従業員の自由に使える時間が増えて、従業員が生き生きと働くようになった」(50代/情報・通信サービス/福岡県)

「コロナでの在宅勤務体制を経て、よりDXに対する理解が深まった」(50代/製造/大阪府)

などの回答が寄せられました。
システムの導入が従業員の負担を軽減したり、意識改革に繋がったりしているようです。
最後に、今後のシステム導入の必要性について調査してみました。

「日本の労務管理におけるシステム導入について、当てはまるものを教えてください」と質問したところ、8割以上の方が『絶対に必要だと思う(30.8%)』『必要だと思う(56.7%)』と回答しました。

今後の業務効率化やより働きやすい環境づくりのためにも、“労務管理のシステム導入は必要”と考えている方が多いことが分かりました。

【これからの中小企業】システムを導入することで社会の変化に対応していきましょう

今回の調査で、DXが進んでいる企業の6割以上が労務管理におけるシステム導入が予定よりも早く完了もしくは予定通り完了していたことが明らかになりました。

さらに、6割以上の経営者がシステム導入にあたりIT導入補助金を利用しており、システム導入を推進するためにこれらの補助金を利用するのも1つの手と言えそうです。
また、労務管理におけるシステム導入を進めたことによって、市場変化に合わせた柔軟な対応や多様な働き方が実現できるといったメリットもあったようです。

3度目の緊急事態宣言が発令されるなど、予断を許さない状況が続くため、システム導入の推進はさらに加速していく必要があると言えるでしょう。

人事・労務管理業務の効率化&時短化を実現するデジタルシステム

今回、「労務管理におけるシステム導入実態」に関する調査を実施した株式会社日本シャルフ(https://www.shalf.jp)は、中小企業向け人事労務管理システム『HR-Zero』(https://www.shalf.jp/general_system/hr-zero/)を提供しています。

『HR-Zero』を導入する主なメリットは以下の5つです。

  • 手間と時間のかかる人事・労務管理業務を効率化&時短化できる
  • 直観的でわかりやすい操作画面で簡単に手続きができる
  • 社労士に無料で相談できる機能が搭載されている
  • いろいろなオプション機能も電子申請も安心して利用できる
  • 使った時だけ課金される費用体系なので毎月のコストを抑えながら利用できる

また、『HR-Zero』は以下の申請や登録などが簡単に行えます。

  • マイナンバー付き電子申請
  • 社員からの情報取得及び情報交換
  • 社員情報のインポートやエクスポート
  • 社労士への無料相談
  • サンクスコインの付与
  • 担当者の登録と権限設定

『HR-Zero』はどんな規模や形態の企業にも対応できるという魅力があります。
ぜひ、この機会にエクセルや紙ベースでの従業員管理をやめて、煩雑な労務管理を効率化しませんか?

コロナ禍で、変化スピードが速くなっている今だからこそ、『HR-Zero』の導入で労務管理体制を見直してみるのはいかがでしょうか?

■株式会社日本シャルフ
会社概要
創業:1986年8月
代表取締役:高田 弘明
取締役:窪田 美弥
本社所在地:〒160-0023 東京都新宿区西新宿8-3-30 カーメルⅡ 1F
事業内容:1.経営事務様式(経営・人事労務管理に必要な書類様式)の企画、製造及び販売
2.経営コンサルタント業務
3.コンピューターのソフトウエアの開発及び販売
4宅配サービスに関するプラットフォームの企画、構築、運営、賃貸及び売買

■URL:https://www.shalf.jp
■HR-Zero:https://www.shalf.jp/general_system/hr-zero/
■お問い合わせ:https://www.shalf.jp/contact-2/
■MAIL:spmail@shalf.jp
■TEL:050-6864-6636

調査概要:「労務管理におけるシステム導入実態」に関する調査
【調査期間】2021年4月9日(金)~2021年4月15日(木)
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,029人
【調査対象】DXを進めている中小企業(従業員数300名以下)の経営者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

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