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1on1ミーティングとは?人事評価制度の運用のカギ

1on1ミーティングとは?人事評価制度の運用のカギ
「人事評価制度をつくったが、運用がうまくいかない。」というご相談を多く頂戴します。これは多くの中小企業を悩ます共通の課題のようです。そこで本日は、人事評価制度の運用を成功させるためのカギとなる1on1ミーティングについて、実施のコツや面談との違いをご紹介したいと思います。是非、参考にしてください。

1on1ミーティングはなぜ必要か

人事評価制度を運用するにあたって、定期的な実行支援は不可欠です。1on1ミーティングの優先順位を下げたことで、人事評価制度の運用が失敗に終わったという話をたくさん聞きます。なぜそうなってしまうのでしょうか。まずは、人事評価制度の運用が失敗する原因について、4つご紹介します。

人事評価制度の運用が失敗する原因とは

多くのご相談者様から、人事評価制度の運用がうまくいかない理由を詳しく伺っていくと、その原因は4つに絞られることが分かりました。

1つ目:運用を意識してつくられていない

運用しにくいものをつくってしまえば、運用がうまくいかないのは当然かもしれません。

2つ目:経営者が制度に対して納得していない
新しい制度を運用し定着させるには、それ相応のエネルギーが必要です。ここで、導入する制度が納得感の少ないものであれば、本来必要なエネルギーを発揮しようにも発揮できません。そうなると、新しい制度はいずれ風化し、運用が失敗に終わってしまうことは想像に難くはありません。
3つ目:スタッフに納得感がない
スタッフの協力無くして運用は成功しません。納得しないものを推し進めるスタッフは稀な存在です。つまり、納得のいかない制度に対して、スタッフが協力してくれないことで、運用が失敗に終わってしまうのです。
4つ目:運用にかける時間が少ない
人事評価制度は正しく使えば、人が育ち、会社の戦力が高まり業績向上を実現できる、非常に優れたものです。その恩恵を手にするためには、人事評価制度の運用の時間をしっかりと取って、運用していく必要があります。この時間を無駄だと省いてしまうことが、人事評価制度の運用を失敗に誘うというケースです。

人事評価制度の運用を成功させるために必要なこと

では、人事評価制度の運用を成功させるためには、どうすればいいでしょうか。それは、失敗の原因を排除することです。4つの原因と対策を表にまとめましたので参考にしてください。

原因 対策
運用を意識してつくられていない

・運用を意識してつくる
・相談先をしっかり選ぶ
(自社で人事評価制度を実践している専門家に相談する)

経営者が制度に対して納得していない

・納得いくまで考え抜く
・実践者に相談して、実践するイメージをしっかりと固める

スタッフに納得感がない

・人事評価制度の目的を人材育成にする
(人事評価制度=査定制度では悪印象)
・人事評価制度の説明会を実施する
・制度の名前自体を変える
(例:キャリアアップシステム等)

運用にかける時間が少ない 毎月1回、1時間程度、1on1ミーティングの時間を設ける
・加えて、評価決定時はフィードバックの時間をしっかりと設けて実施する
いかがでしょうか。上記の対策の中で、言われてみればできそうなものも多数あると思います。
しかし、この中で一番イメージがしづらく、躊躇しがちと考えられるのが、1on1ミーティングの実施です。語弊を恐れずに伝えるならば、「どんなに良い制度をつくり、しっかりと説明をしたとしても、1on1ミーティングが毎月、定期的に開催されるか否かで、その制度の成功の是非が決まってくる」と言っても過言ではありません。人事評価制度の本来の価値を享受するためには、定期的な1on1ミーティングは必要不可欠な取り組みなのです。

なぜ1on1ミーティングが必要なのか?

それではここから詳しく、1on1ミーティングの必要性についてお伝えいたします。人事評価制度の運用は、「スタッフ自身が成長目標や成果目標を掲げ、それを実現するために行動し、その結果を評価する」というものが一般的です。つまりスタッフは、人事評価制度の運用中、目標に対して立ち向かい、大小様々な課題を乗り越えていくことになります。そのうえ、人間関係の悩みやキャリア上の不安など、様々なことがスタッフの頭の中をめぐります。

そんな時、求められるのが「解決を支援する時間」と「解決を支援する存在」です。1on1ミーティングは、「解決を支援する時間」と「解決を支援する存在」を提供します。この時間の主役は、マネジャーではありません。この時間の主役は、間違いなく「スタッフ」になります。マネジャーはスタッフの話に真摯に耳を傾け、「課題解決の方法」を共に考えます。「面倒くさい」と思うかもしれませんし、「忙しいから、そんな時間取れない」と感じるかもしれません。しかし、そうして1on1ミーティングの優先順位を下げたことで、人事評価制度の運用が失敗に終わったという話をたくさん聞きます。それだけではなく、目先の問題への対応に追われ、スタッフからの質問攻めに追われ、マネジャーが本来出すべき成果を出せずに苦しんでいるという話まで聞こえてきます。これらの問題を解決するためには、1on1ミーティングの優先順位を上げるべきなのです。そうすることで、人事評価制度の運用の成功はもちろん、マネジメントの成功をも導いてくれる強力な仕組みを手に入れることができるのです。

1on1ミーティングを開催するコツとは

ここまでの記事を読んで、いざ1on1ミーティングをしようとしても「どうすればいいか分からない」「1on1ミーティングにトライしたことがあるが上手くいかなかった」などの感想をお持ちの人もいるでしょう。そこで、ここからは1on1ミーティングのコツをご紹介します。

■目的
スタッフの課題解決を通じて、成長と目標達成支援を行なうこと

■基本スタイル
① 毎月1回 30分~1時間を目安に実施する
② 定期的に開催し、年間スケジュールを決めておく
⇒ 問題が起きた時に実施したのでは、本来の目的を実現できない
③ 他者の目を気にせずに、本音を話し、相談ができるように個室で実施する
④ スタッフの目標を記録したシートなどを持参してもらい、毎月進捗を確認する

■一般的な面談と1on1ミーティングの違いとは
項目 一般的な面談 1on1
目的 業務の進捗確認と指示
人事の評価
課題の解決
教育の「教」

目標の共有
スタッフの能力開発(成長の後押し)
スタッフの個性・能力の把握(適材適所)
スタッフと会社の架け橋
教育の「育」

内容 評価
指導
叱咤激励
目標へのコミットメント
目標達成への応援
成長へのアドバイス
関係性 上下関係
一方的なコミュニケーション

信頼関係 
相談役
双方向のコミュニケーション

雰囲気 緊張感が漂う雰囲気 オープンで話しやすい雰囲気
主役 上司、会社のために開催 スタッフのために開催
社員のホンネ 面倒なもの 楽しみなもの

上記のコツを参考に、ぜひ1on1ミーティングにトライしてみてください。必ずいい変化を感じることができると思います。


まとめ

本日は、人事評価制度の運用を成功させるポイントとして、1on1ミーティングの重要性をお伝えしました。もしかするとあなたは、時間をかけてつくった制度を、説明会まで実施し丁寧に導入したのだから、この先は勝手にスタッフが運用するものだろうと思うかもしれません。しかし、ここに落とし穴があります。人事評価制度をうまく活用できている会社ほど、人事評価制度の運用において正しい時間の使い方をしています。その時間が1on1ミーティングです。ここに時間を投資するからこそ、人事評価制度から得られる成果を最大限享受できるのです。もし1on1ミーティングを怠れば、評価に不満が出て、その火消しに時間を割かれるでしょう。給与に納得がいかないと主張する人との給与交渉にも時間を割かれるかもしれません。人事評価制度の運用がうまくいっていない会社ほど、こうした正しくない時間の使い方をしています。

繰り返しになりますが、人事評価制度は、うまく活用できれば人が成長し会社の戦力向上につながります。また、スタッフの満足度が上がり、スタッフの定着率も上昇。その結果、業績は向上し優秀な人材が辞めない良い会社、優秀な人材が集まる会社をつくることにもつながるでしょう。これを実現させるには、1on1ミーティングをするという時間への投資が必要です。あなたの会社では、人事評価制度の運用において、正しい時間を投資できているでしょうか? 本日は以上となります。ご一読いただきましてありがとうございました。

<作者紹介>
株式会社ブレインマークス 今泉 勇太 コンサルティングサークル所属。
中小企業の成長に必要な「人事評価・給与制度」、「経営計画の策定支援」「業績管理の仕組み化」「組織力向上による業績向上」を得意としている。多くの社長から「会社のことを真剣に考えてくれる右腕が一人増えた!」と評価が高い。

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